Privacybeleid - openthebox (NL)
Inhoudstafel
Als datagedreven bedrijf dat gespecialiseerd is in het transparanter maken van informatie, is het voor ons erg belangrijk om de juiste balans te vinden met privacy. Aan de andere kant zijn de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonlijke gegevens die wij verwerken, voor ons van het grootste belang. Bovendien willen we heel duidelijk en transparant zijn over wat er gebeurt als we uw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken. Vandaar dit privacybeleid.
1. WANNEER WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELD EN GEBRUIKT?
Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens telkens wanneer u:
■
onze website of sociale media gebruikt of met ons communiceert via e-mail, telefoon of een ander digitaal communicatiekanaal;
■
zich inschrijft voor onze nieuwsbrief;
■
ons uw visitekaartje achterlaat wanneer wij het genoegen hebben u persoonlijk te ontmoeten;
■
een contract met ons aan te gaan en met ons te communiceren als onze klant of leverancier;
■
toestemming te geven voor het in kaart brengen van uw webgedrag;
■
te solliciteren op een van onze vacatures.
Wanneer wij de bedrijfsgegevens uit de publiek beschikbare gegevensbronnen verwerken, verzamelen en gebruiken wij ook persoonsgegevens van zowel de actieve als inactieve bestuurders (functionarissen) of andere belanghebbenden van deze bedrijven.
2. WAT ALS DIT PRIVACYBELEID NIET AL UW VRAGEN BEANTWOORDT?
De wetten inzake gegevensbescherming verplichten ons ertoe u vrij veel informatie te verstrekken, dus heb geduld met ons. Mocht u nog vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze DPO, (dat is de afkorting van "data protection officer"). U kunt contact opnemen met onze DPO via e-mail: privacy@mediafin.be.
3. WIE IS "WIJ"?
Telkens wanneer u in dit privacybeleid een verwijzing ziet naar "wij", verwijst dit in feite naar Mediafin, die wordt beschouwd als de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens:
Mediafin NV
Tour & Taxis
Havenlaan 86 C b 309
1000 Brussel
Belgiëondernemingsnummer 0404.800.301
Het bedrijf Mediafin, als verantwoordelijke voor de verwerking, is verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken (of - zoals de wet het noemt - "verwerken") van uw persoonlijke gegevens zoals uitgelegd in dit privacybeleid.
4. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM?
Wanneer u gebruik maakt van onze website, sociale media of met ons communiceert via telefoon, e-mail of een ander digitaal communicatiekanaal, verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om:
1.
de communicatie tussen u en ons mogelijk te maken, waarvoor wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang om te kunnen reageren op verzoeken, vragen of opmerkingen of om proactief contact met u op te nemen voor vragen van welke aard dan ook (bijv. wanneer u reageert op een blog, ons contactformulier gebruikt of contact met ons opneemt via sociale media, telefoon of e-mail);
2.
de inhoud van de website en de social media pagina's en de algehele ervaring te verbeteren, waarvoor we vertrouwen op ons eigen legitieme belang om onze bezoekers een interessante online ruimte te bieden;
3.
malware, illegale inhoud en gedragingen en andere vormen van misbruik op te sporen en te voorkomen, waarvoor wij ons baseren op ons legitiem belang om onze online aanwezigheid veilig te houden.
4.
nieuwsbrieven of andere elektronische communicatie te kunnen toesturen. Dit kan gebeuren in een ruim kader van productverbeteringen, dienstmededelingen of direct marketing. U zal altijd de mogelijkheid hebben om daarvoor uit te schrijven.
5.
uw ervaring op de website te personaliseren en de diensten die wij aanbieden te verbeteren. Daartoe bouwen wij een profiel van u op wanneer u onze website bezoekt nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Wij kunnen deze informatie ook matchen met datasets van onze gelieerde ondernemingen. Op die manier kunnen wij u content aanbieden die specifiek op u is afgestemd. De reden hiervoor is eenvoudig: personalisering verhoogt de relevantie. Wanneer content relevanter is, is de kans groter dat deze aansluit bij het unieke gedrag en de beweegredenen van gebruikers. De rechtsgrondslag die we in dit geval toepassen is toestemming. U hebt altijd het recht om uw toestemming in te trekken.
Om de hierboven vermelde doeleinden te bereiken, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
1.
de basisidentiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waarvoor u werkt, uw functie;
2.
de inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie zelf (met wie u correspondeert aan onze kant, datum en tijd, enz;)
3.
technische informatie in verband met het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, uw voorkeurstaal, de Referer HTTP-header, het type browser, de geografische locatie en het besturingssysteem;
4.
informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u de site bezoekt en welke pagina's u bezoekt.
5.
alle andere persoonlijke gegevens die u verkiest aan ons te verstrekken.
Wanneer u uw visitekaartje bij ons achterlaat, verzamelen en registreren wij de persoonsgegevens die op dat kaartje staan digitaal voor het normale beheer van zakenrelaties. Wij beroepen ons dus op ons gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken, namelijk het kunnen opbouwen van ons netwerk van contacten.
Wanneer wij het genoegen hebben om met u een contract te kunnen sluiten, hetzij als klant, hetzij als leverancier, zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om:
1.
ons deel van het contract te kunnen uitvoeren en nakomen, met strikte naleving van onze verplichtingen als onderneming, waaronder onze deontologie. Wanneer u als individu onze klant of leverancier bent, vertrouwen wij op de noodzaak om uw persoonsgegevens te verwerken voor de uitvoering en uitvoering van het contract dat wij met u hebben. Wanneer u echter optreedt namens een bedrijf of andere rechtspersoon, baseren wij ons bij de verwerking van uw persoonsgegevens op ons gerechtvaardigd belang om contracten te kunnen sluiten met klanten en leveranciers;
2.
onze normale bedrijfsadministratie te voeren (bijv. facturering en relatiebeheer), waarvoor wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang om ons bedrijf op verantwoorde en professionele wijze te beheren.
3.
ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, wanneer het in ons gerechtvaardigd belang is om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.
De persoonsgegevens die wij voor deze doeleinden verwerken, betreffen altijd uw basisidentiteitsgegevens, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waarvoor u werkt en uw functie. Wij kunnen ook andere persoonsgegevens verwerken die u ons verstrekt, afhankelijk van onze contractuele relatie met u.
Wanneer u solliciteert voor een van onze vacatures, zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om:
1.
uw sollicitatie te beoordelen, waarvoor wij ons baseren op ons legitieme belang om een geschikte kandidaat te vinden;
2.
ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, wanneer het in ons legitiem belang is om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.
3.
u in onze wervingsreserve te houden, waarvoor wij uw toestemming zullen vragen.
De persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u bij ons solliciteert, zijn:
1.
uw basisidentiteitsgegevens, zoals naam, e-mailadres, postadres en telefoonnummer;
2.
eventuele andere persoonsgegevens die u in uw sollicitatie hebt opgenomen
3.
informatie die u in uw cv en sollicitatiebrief hebt opgenomen
4.
informatie die u publiekelijk beschikbaar hebt gesteld op LinkedIn.
Openthebox maakt gebruik van een analytische tool, die wordt beheerd en ingezet door Mediafin, om informatie te verzamelen over hoe de website wordt gebruikt door haar bezoekers. Deze tool wordt alleen gebruikt voor niet-essentiële doeleinden wanneer u daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner. Hiermee willen wij statistische inzichten verkrijgen over uw webgedrag (bijv. over hoe vaak een bepaalde pagina is bekeken, hoe lang u op onze website kijkt, waar u vandaan komt voordat u op de site komt,...) om uw ervaring op onze website te verbeteren en het verkeer en de conversies te verbeteren. Wij zullen deze informatie alleen verzamelen nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven. U hebt altijd het recht om uw toestemming in te trekken door uw cookie-instellingen te configureren. Een jaar nadat u toestemming hebt gegeven, zullen wij u opnieuw om toestemming vragen.
Wij zijn van mening dat de hierboven genoemde doeleinden voor de verwerking van uw persoonsgegevens binnen ieders redelijke verwachtingen vallen. Voor alle persoonsgegevens die wij in de bovengenoemde omstandigheden hebben verzameld, willen wij echter duidelijk maken dat wij uw persoonsgegevens ook zullen verwerken om:
1.
te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om, voor zover wij dat als bedrijf wettelijk mogen, te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde wetshandhavers of vertegenwoordigers, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstanties of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten;
2.
een derde partij te informeren in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door die derde partij, zelfs als die derde partij zich buiten de EU bevindt, in welk geval wij ons beroepen op ons legitiem belang om bedrijfstransacties aan te gaan.
Wij willen benadrukken dat voor ons, als datagedreven onderneming, het beroepsgeheim en de vertrouwelijkheid van het grootste belang zijn. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens alleen zullen verwerken wanneer dat op grond van deze geheimhoudingsverplichtingen is toegestaan.
Voor de persoonsgegevens van de bestuurders en andere betrokkenen van de bedrijven die worden verzameld uit de open databronnen: de persoonsgegevens bestaan uit de naam en optioneel het adres van de betrokkene. Indien de betrokkene een politicus is, omvatten de persoonsgegevens optioneel ook de politieke partij van de betrokkene. Wij verzamelen deze openbaar beschikbare persoonsgegevens om de transparantie achter de organisatiestructuren te verbeteren in het algemeen belang, alsmede in ons eigen legitieme belang om objectieve en volledige informatie te verstrekken over bedrijven en de personen die hen vertegenwoordigen, en ondersteunen daarmee ook de legitieme en rechtmatige verwerking van die informatie door onze klanten om potentiële zakenpartners te vinden of te controleren, kredietrisico's in te schatten of de naleving van de regels door bedrijven of personen te controleren.
Volgens artikel 14 van de GDPR moet de betrokkene worden geïnformeerd voordat zijn gegevens worden verwerkt, behalve indien het verstrekken van die informatie onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite zou kosten (art. 14, lid 5, onder b)). Overeenkomstig de in de sector gangbare praktijken informeren wij de betrokkenen uitsluitend via onze website, op grond van de overweging dat de door ons verwerkte informatie reeds voor het publiek beschikbaar is (en wij er redelijkerwijs van uit mogen gaan dat de betrokkenen daarvan op de hoogte zijn) en dat het rechtstreeks en individueel informeren van betrokkenen een onevenredige inspanning zou vergen, zowel financieel als logistiek, aangezien wij in veel gevallen niet over de vereiste nauwkeurige contactgegevens beschikken.
5. MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
In principe delen wij uw persoonsgegevens met niemand anders dan de mensen die voor Mediafin werken, alsmede onze leveranciers die ons helpen bij het verwerken van uw persoonsgegevens. Iedereen die toegang heeft tot uw persoonsgegevens zal altijd gebonden zijn aan strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om uw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te behandelen. Dit betekent dat alleen de volgende ontvangers uw persoonsgegevens zullen ontvangen:
■
u;
■
overheids- of justitiële autoriteiten voor zover wij verplicht zijn hen uw persoonsgegevens te sturen (bijv. belastingdienst, politie of rechtshandhaving).
■
Medewerkers en leveranciers van Mediafin;
■
Verschillende filialen/affiliates van openthebox, voor zover deze overdracht vereist is voor het leveren van onze producten of diensten in lijn met het vooraf bepaalde doel;
■
Kopers, of potentiële kopers, van alle of een deel van het bedrijf van openthebox (en hun professionele adviseurs);
■
uw werkgever of zakenpartners, maar alleen wanneer dit vereist is gezien de hierboven genoemde doeleinden (bijv. wanneer uw werkgever onze leverancier of klant is).
Uw persoonsgegevens worden door ons niet verzonden buiten de Europese Economische Ruimte (de Europese Economische Ruimte bestaat uit de EU, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland), behalve wanneer een van onze leveranciers of partners gevestigd is buiten de Europese Economische Ruimte. Wij zullen uw persoonsgegevens alleen buiten de EER doorgeven nadat wij passende maatregelen hebben genomen om uw persoonsgegevens te beschermen wanneer deze worden doorgegeven (bijv. door middel van modelcontractbepalingen zoals opgesteld door de Europese Commissie).
Voor de persoonsgegevens van de beheerders en andere belanghebbenden van de bedrijven die worden verzameld uit de open databronnen: de persoonsgegevens - met uitzondering van het straatnummer dat nooit wordt gedeeld met iemand anders dan de mensen die werken voor Mediafin, evenals onze leveranciers die ons helpen bij het verwerken van uw persoonsgegevens - worden gedeeld met de bezoekers van onze site en onze klanten wereldwijd.
6. HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?
Uw persoonsgegevens worden slechts zolang verwerkt als nodig is om de doeleinden te bereiken die hierboven zijn beschreven of, wanneer wij om uw toestemming hebben gevraagd, tot het moment waarop u uw toestemming intrekt. In dit artikel geven wij u de informatie die u nodig hebt om te beoordelen hoe lang wij uw persoonsgegevens identificeerbaar zullen bewaren. Als algemene regel zullen wij uw persoonsgegevens de-identificeren wanneer deze niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden of wanneer de bewaartermijn zoals uitgelegd in dit artikel is verstreken. Wij kunnen uw persoonsgegevens echter niet de-identificeren als er een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel is dat Mediafin belet om ze te de-identificeren.
Alle persoonsgegevens die wij verzamelen via onze interacties met u via de website, sociale media, telefoon, e-mail en andere digitale communicatiekanalen bewaren wij zo lang als nodig is om met u te communiceren, maar ook om een historisch archief van onze communicatie bij te houden. Dit stelt ons in staat om terug te grijpen op eerdere communicatie als u bij ons terugkomt met nieuwe vragen, verzoeken, opmerkingen of andere input.
Alle persoonsgegevens die wij verzamelen om u onze nieuwsbrief te sturen, bewaren wij zolang u ingeschreven blijft op onze mailinglijst of zolang u onze klant blijft.
Alle persoonsgegevens die wij verzamelen wanneer u ons uw visitekaartje overhandigt, bewaren wij zolang u ons niet verzoekt om uw persoonsgegevens te wissen.
Alle persoonsgegevens die wij verzamelen in het kader van een contractuele relatie met u of de organisatie die u vertegenwoordigt, bewaren wij voor de duur van de contractuele relatie en ten minste tot 7 jaar daarna.
Alle persoonsgegevens die wij verzamelen in het kader van uw sollicitatie bij ons zullen wij bewaren voor de duur van de sollicitatieprocedure en, indien wij ervoor kiezen om uw diensten in dienst te nemen, voor de gehele duur van uw contract met ons en tot 7 jaar nadat een dergelijk contract is beëindigd, tenzij in het geval van lopende rechtszaken. Indien u instemt met het opnemen van uw persoonsgegevens in onze wervingsreserve, zullen wij uw persoonsgegevens bewaren tot 1 jaar nadat wij uw persoonsgegevens hebben ontvangen. Indien wij u na 1 jaar in onze wervingsreserve wensen te houden, zullen wij contact met u opnemen om uw hernieuwde toestemming te verkrijgen.
Voor de persoonsgegevens van de beheerders en andere betrokkenen van de bedrijven die worden verzameld uit de open databronnen: de persoonsgegevens worden 30 jaar bewaard.
7. WAT DOEN WIJ OM UW PERSOONSGEGEVENS VEILIG TE HOUDEN?
Zoals eerder uitgelegd, is de veiligheid en vertrouwelijkheid van alle gegevens die wij verwerken zeer belangrijk voor ons. Daarom hebben wij stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat alle verwerkte persoonsgegevens veilig worden bewaard. Deze stappen omvatten de verwerking van alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het bereiken van de doeleinden die wij aan u hebben meegedeeld. Wij hebben ook technische en organisatorische maatregelen genomen om onze infrastructuur, systemen, toepassingen, gebouwen en processen te beveiligen.
8. WELKE RECHTEN HEEFT U MET BETREKKING TOT UW PERSOONSGEGEVENS?
Wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, geniet u een aantal rechten die u kunt uitoefenen op de hieronder beschreven wijze. Houdt u er rekening mee dat wanneer u een recht wilt uitoefenen, wij u om een identiteitsbewijs zullen vragen. Dit doen wij om te voorkomen dat wij met een datalek te maken krijgen, bijvoorbeeld omdat een onbevoegd persoon zich als u voordoet en in uw naam een recht uitoefent.
U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, wat betekent dat u ons kunt vragen u informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die wij over u hebben. U kunt zelfs vragen om een kopie van uw persoonsgegevens. U moet echter wel aangeven voor welke verwerkingsactiviteiten u toegang tot uw persoonsgegevens wilt hebben. Als u herhaaldelijk hetzelfde verzoek indient, wat ons duidelijk overlast bezorgt, mogen wij weigeren u deze opeenvolgende verzoeken te honoreren of een administratieve vergoeding vragen die de kosten dekt. Wij kunnen u ook het recht op toegang tot uw persoonsgegevens weigeren of slechts gedeeltelijk toekennen, indien door deze toegang de rechten en vrijheden van anderen, met inbegrip van Mediafin, onevenredig zouden worden geschaad.
U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te corrigeren indien u kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Geef aan in welke context wij uw persoonsgegevens gebruiken (bijvoorbeeld om u nieuwsbrieven te sturen of om te reageren op een verzoek), zodat wij uw verzoek snel en accuraat kunnen beoordelen.
Indien wij u om toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken, bijvoorbeeld om u nieuwsbrieven te sturen, hebt u het recht om die eerder gegeven toestemming in te trekken.
U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te wissen, indien deze persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze in eerste instantie hebben verzameld, indien onze verzameling ervan onrechtmatig was of indien u met succes gebruik hebt gemaakt van uw recht om uw toestemming in te trekken of van uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer een van deze omstandigheden zich voordoet, zullen wij uw persoonsgegevens onmiddellijk wissen, tenzij de wet, wettelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden uw persoonsgegevens te wissen.
U kunt vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken
■
gedurende de tijd dat wij uw verzoek om correctie van uw persoonsgegevens beoordelen;
■
wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u ze nodig hebt voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering
■
wanneer deze verwerking onwettig was, maar u de voorkeur geeft aan beperking boven wissing;
■
gedurende de tijd dat wij uw bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens beoordelen.
Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van ons eigen belang, d.w.z. dat u ons geen toestemming hebt gegeven en wij ze niet nodig hebben voor de uitvoering of uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, hebt u het recht om u te verzetten tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer ons belang betrekking heeft op direct marketing, zullen wij uw verzoek onmiddellijk inwilligen. Voor andere belangen, bv. onze veiligheidsbelangen, ons rechtmatig belang of het algemeen belang, zullen wij u vragen uw specifieke omstandigheden te beschrijven die aanleiding geven tot het verzoek. Vervolgens moeten wij uw omstandigheden afwegen tegen onze belangen. Als deze afweging ertoe leidt dat uw omstandigheden zwaarder wegen dan onze belangen, zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens staken.
Wanneer wij uw persoonsgegevens hebben verzameld op basis van uw toestemming of omdat deze nodig waren voor de uitvoering of de uitvoering van een overeenkomst met u, hebt u het recht om van ons een kopie te krijgen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat. Dit recht geldt echter alleen voor persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt.
Indien u een van deze rechten wenst uit te oefenen, verzoeken wij u ons een e-mail te sturen. U kunt ons bereiken op privacy@mediafin.be. U kunt er zeker van zijn dat wij een e-mail van u waarin u verzoekt een recht uit te oefenen, niet zullen interpreteren als uw toestemming voor een verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de behandeling van uw verzoek. In een verzoek moet duidelijk worden vermeld en gespecificeerd welk recht u wenst uit te oefenen. Geef altijd aan in welke context wij uw persoonsgegevens hebben verkregen, zodat wij uw verzoek snel en zorgvuldig kunnen behandelen. Uw verzoek moet ook gedateerd en ondertekend zijn, en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst. Wij zullen u onverwijld op de hoogte stellen van de ontvangst van dit verzoek. Indien het verzoek geldig blijkt te zijn, zullen wij u zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek op de hoogte stellen. Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Mediafin, kunt u altijd contact met ons opnemen via het in de eerste alinea van deze clausule genoemde e-mailadres. Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming, met name de Belgische autoriteit voor gegevensbescherming (https://www.dataprotectionauthority.be).